　帳票類の問題点を発見して顕在化していくことは、数値化しにくい物事の良しあしを状況に応じて選択していく属人的な感覚に頼る判断力を必要とします。多くの場合、それぞれの人の経験と知識で育まれた能力が大きく影響するため容易ではありません。そこで、次に挙げた代表的な項目でチェックを行うことで、容易にその目的を達成することができます。

（a）記載されている項目の意味や定義は明確に説明されているか
（b）帳票類の記入や作成方法は標準化されているか
（c）帳票類がトレーサビリティーの確保に役立てられる仕組みになっているか
トレーサビリティーとは、製品などがいつ、どこで、誰によって生産あるいは加工されたかを記録に基づいて追跡できる状態のことです。主に安全性の確保や不良品の回収、法令順守、品質保証のために活用されます
（d）帳票を作成する際に、機械入力が可能な項目を手書きするなどの無駄はないか

（5）ステップ5：改善案のまとめ

　改善案のまとめは、結局のところ改善の方向性を導くことにあります。例えば、帳票作成の遅延、人や工程への負荷の偏りの原因はどこにあるか、標準化や自動化などの合理化によって業務の効率化が図れる部分はないか、などの視点がポイントとなります。

2.5 帳票分析による成果

　帳票分析を行うことによる最終的な成果としては、まず重複作業や手作業の削除による無駄の排除が挙げられます。次にくるのが、作業標準化と属人化の解消です。また、事実に基づいた意思決定や将来に向けての業務のシステム化、データの収集や帳票作成そのものの機械化などへもつなげていくことが可能となります。

　更には、KPI（重要業績評価指標：Key Performance Indicator）の設定なども成果として挙げられます。KPIは、目標達成度を測るために設定する定量的にモニタリングが可能な主要指標のことです。売り上げや利益だけでなく、行動量や品質などと具体的な因果関係のある指標を選び、目標値などを明確にして継続的に改善するためのマネジメント手法で、そのフレームワークであるPDCA（Plan→Do→Check→Action）にのっとって運用します。

2.6 帳票類改善の主な方法

　帳票類の改善としては、以下の2つの方法がよく用いられます。特に（2）の「演繹法（Deduction）」は、論理的思考の一つで、簡単に言うと「ルールから結論を出す」方法です。一般論やルールを具体的な事象に当てはめて、結論を導き出す手法です。メリットとしては、前提が正しければ結論は必ず正しくなります。この方法の注意点は、最初の「ルール」が間違っていると、結論も必ず間違ってしまうことです。

（1）クイック法

　部門ごとに作成している帳票類の現物を会議室などの壁に貼り付け、展示して、工場長や部課長などの責任者が帳票ごとに省略、結合、改善などをその場で決定していく方法です。

（2）演繹法

　工程フローチャートやQCフローチャートに対応した情報の流れを設計し、各情報処理の理想像を描き、あるべき帳票を設計する方法です。

◇　　　　　◇　　　　　◇　　　　　◇

　企業内で使用されている帳票には、チェックシート、指示書、レポート、報告書、集計表などがあります。帳票分析で大切なのは、それらの大量の帳票類が真に活用されているかどうかです。

　何十年も前から存在する帳票類も多く、これらの多くは記録して回収することが目的となっていて、誰が何の目的で何に活用しているかが定かではない帳票もたくさん存在しています。このような状況が帳票を作成あるいは記録する当事者の人たちに分かってしまうと、その内容も何かが書いてあれば良いだろうという程度となり、中身の信ぴょう性が疑わしくなってしまいます。

　帳票分析の際には、帳票の作成目的や誰が何のために活用しているかが不明瞭な場合は、これらの帳票はすぐに廃止することをお勧めします。このような資料を「死料」といいます。「死料」とは、“使っていない”“どこにあるか分からない”“使えるかどうか分からない”など、「ないもの」と同じ扱いになっている帳票類のことです。換言すれば、「あるけれど、仕事に全く貢献していない帳票」が死料であり、このような状態の帳票類を指す言葉です。これらの帳票の作成を一度止めてみて、様子を見ることも一つの改善方法です。

筆者紹介

MIC綜合事務所所長
福田祐二（ふくたゆうじ）

日立製作所にて、高効率生産ラインの構築やJIT生産システム構築、新製品立ち上げに従事。退職後、MIC綜合事務所を設立。部品加工、装置組み立て、金属材料メーカーなどの経営管理、生産革新、人材育成、JIT生産システムなどのコンサルティング、管理者研修講師、技術者研修講師などで活躍中。日本生産管理学会員。

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