業務効率化の道具箱（10）VBAでさらに高機能な自動集計アプリを作ってみよう：山浦恒央の“くみこみ”な話（163）（1/4 ページ）

ソフトウェア開発にとどまらない、PCを使う全ての人が対象となるシリーズ「業務効率化の道具箱」。第10回は、第9回で紹介したVBAによる自動集計アプリのバージョンアップ版を作ってみる。

[山浦恒央 東海大学 大学院 組込み技術研究科 非常勤講師（工学博士），MONOist]

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1．はじめに

　本シリーズでは、日頃の作業を効率化し、定時で帰宅する方法を紹介しています。主な業務効率化の例は、下記です（詳しくは第154回を参照）。

• スペックの高い機器を導入する
• 使用機器を使いこなす
• ツールを導入する
• 自分でツールを作る
• 働き方を工夫する

　前々回からは「自分でツールを作る」をテーマとしています。

2．効率化のポイント

※写真はイメージです

　前回は、自作ツール作成の例題として、VBAを使用して集計アプリを作成しました。今回は、その続きです。業務に合った自作ツールを作成することで、業務の効率化につながります。

　本題に入る前に、以下の例題から効率化のポイントを振り返ります。

例：1万件のデータをひたすらExcelに転記する

　この業務を担当する時、皆さんはどのように作業するでしょうか。筆者の場合は、以下のようなポイントを考えます。

1. 力技でやるとどうなるか
2. 働き方を工夫できないか
3. 外部ツールを使用できないか
4. 自作ツールを作成できないか

2.1 力技でやるとどうなるか

　まず、力技（手作業）で実施する場合を考えます。転記作業ならば、以下のように業務を分解し、1件当たりの時間をざっくり見積もります。

• （1）以下を1万件繰り返す
  • （ア）データを1件開く
  • （イ）所定の位置のデータをコピーする
  • （ウ）転記先のシートに貼り付ける
  • （エ）データを閉じる

　上記の作業1件当たりの時間を考えます。例えば、1件当たり1分で実施できるとすると、単純計算で1万分かかりますね。時間に直すと、1万÷60＝166時間（一日8時間勤務とすると21日）となるでしょう。

　単純作業のため、誰でも作業できますが、効率的とはいえません。

2.2 働き方を工夫できないか

　次に、全件集計する必要性を考えます。例えば、全件やったとしても、使用されない場合は無駄作業となりますね。そこで、「本当に全件必要か」を確認します。例えば、完成イメージがないまま作業を依頼する場合は最悪です。作業内容を確認し、なるべく、「代表的な1000件だけでもよい」「やっぱやらない」という方向性に持っていきましょう。

2.3 外部ツールを使用する

　次は、「外部ツールを使用する」を考えます。これは、ネットや自社の資産から、外部ツールを探し、業務に適用する方法です。ただし、以下の注意点があります。

1. ツールの使用可否（業務とフィットするか）
2. ツールの習得時間の考察

　外部ツールを使用するときは、自社の転記作業に適用できるか検討します。使用可能な場合は、ツールの習得時間を考えましょう。外部ツールは非常に優秀ですが、使い方を覚えることに時間を取られます。場合によっては、手作業よりも時間がかかるかもしれません。よって、使い方を覚える時間と手作業を比較して、どちらで実施するか決定します。

2.4 自作ツールを作成する

　最後に、「自作ツールを作成する」を考えます。これは、転記作業を自動集計するツールを作成することです。作成する時間は余分にかかりますが、手作業と比較して早ければツールを作成します。

　これら4つのポイントには、それぞれメリット、デメリットがあります。これらを踏まえて、より良い方法を使い分けることが大事です。

　そこで本シリーズでは、このような効率化のポイントを「業務効率化の道具箱」と定義して連載をしています。その中でも今回は、VBAを使用した自作ツールの作成方法の話になります。