ツリー構造スタイルとは、Windowsのフォルダ管理のように、情報を木構造のカテゴリーごとに分けて管理するスタイルです(図1)。図書館の蔵書を管理する方式が、大分類、中分類、小分類のこれですね。
例えば、図1に示すように、ツリー構造のようにページ分けを行い、更新時に書き込みます。
この管理方法は、Excelで「商品」のシート、「顧客」のシートのように、分割して管理するイメージに近いでしょう(図2)。
日記帳スタイルでは、ノートの1行に対して、商品、顧客、金額のデータが混ぜこぜになっていました。ツリー構造では、「住所を知りたいので顧客データ」「今日の売り上げだから売り上げデータ」というように、探したい情報がはっきり決まります。日記帳スタイルに比べ、大きく進化しています。
ツリー構造スタイルの問題点は、「重複」するデータの管理です。
お客さまが商品を購入した際、住所を確認するために、「顧客データ」のページを開き、配送のために注文データのページにも同じ住所を書き込む必要があります(表1)。
表1の通り、注文が入るたびに顧客データを開き、注文データに住所を転記する必要があります。これでは、時間がかかり、書き間違えるミスにつながる「もったいない」状態ですね。
なお、表1には書いていませんが、現実の運用では、実際の注文データには、「誰が買ったか(注文した人)」と「どこに送るか(配送先)」の2つの情報が必要です。よって、この二つの情報を混ぜて管理しようとすると、さらに複雑怪奇になるでしょう。
常連のお客が住所を変更する場合は、顧客データの変更と同時に、過去の注文データも修正する必要があります(表2)。
表2の通り、顧客データの住所を変更しても、過去の注文データは古いままです。もし、修正しないと、過去の履歴を見て、古い住所に送るかもしれませんね。かといって、過去の記録を全て修正することは現実的ではありません。
このように、ある1箇所の変更が、ノート全体の整合性を破壊する可能性があります。これが、情報をバラバラに詰め込んだツリー構造の最大のデメリットです。
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