業務効率化の道具箱（10）VBAでさらに高機能な自動集計アプリを作ってみよう：山浦恒央の“くみこみ”な話（163）（1/4 ページ）
ソフトウェア開発にとどまらない、PCを使う全ての人が対象となるシリーズ「業務効率化の道具箱」。第10回は、第9回で紹介したVBAによる自動集計アプリのバージョンアップ版を作ってみる。
1．はじめに
本シリーズでは、日頃の作業を効率化し、定時で帰宅する方法を紹介しています。主な業務効率化の例は、下記です（詳しくは第154回を参照）。
- スペックの高い機器を導入する
- 使用機器を使いこなす
- ツールを導入する
- 自分でツールを作る
- 働き方を工夫する
前々回からは「自分でツールを作る」をテーマとしています。
2．効率化のポイント
前回は、自作ツール作成の例題として、VBAを使用して集計アプリを作成しました。今回は、その続きです。業務に合った自作ツールを作成することで、業務の効率化につながります。
本題に入る前に、以下の例題から効率化のポイントを振り返ります。
例：1万件のデータをひたすらExcelに転記する
この業務を担当する時、皆さんはどのように作業するでしょうか。筆者の場合は、以下のようなポイントを考えます。
- 力技でやるとどうなるか
- 働き方を工夫できないか
- 外部ツールを使用できないか
- 自作ツールを作成できないか
2.1 力技でやるとどうなるか
まず、力技（手作業）で実施する場合を考えます。転記作業ならば、以下のように業務を分解し、1件当たりの時間をざっくり見積もります。
- （1）以下を1万件繰り返す
- （ア）データを1件開く
- （イ）所定の位置のデータをコピーする
- （ウ）転記先のシートに貼り付ける
- （エ）データを閉じる
上記の作業1件当たりの時間を考えます。例えば、1件当たり1分で実施できるとすると、単純計算で1万分かかりますね。時間に直すと、1万÷60＝166時間（一日8時間勤務とすると21日）となるでしょう。
単純作業のため、誰でも作業できますが、効率的とはいえません。
2.2 働き方を工夫できないか
次に、全件集計する必要性を考えます。例えば、全件やったとしても、使用されない場合は無駄作業となりますね。そこで、「本当に全件必要か」を確認します。例えば、完成イメージがないまま作業を依頼する場合は最悪です。作業内容を確認し、なるべく、「代表的な1000件だけでもよい」「やっぱやらない」という方向性に持っていきましょう。
2.3 外部ツールを使用する
次は、「外部ツールを使用する」を考えます。これは、ネットや自社の資産から、外部ツールを探し、業務に適用する方法です。ただし、以下の注意点があります。
- ツールの使用可否（業務とフィットするか）
- ツールの習得時間の考察
外部ツールを使用するときは、自社の転記作業に適用できるか検討します。使用可能な場合は、ツールの習得時間を考えましょう。外部ツールは非常に優秀ですが、使い方を覚えることに時間を取られます。場合によっては、手作業よりも時間がかかるかもしれません。よって、使い方を覚える時間と手作業を比較して、どちらで実施するか決定します。
2.4 自作ツールを作成する
最後に、「自作ツールを作成する」を考えます。これは、転記作業を自動集計するツールを作成することです。作成する時間は余分にかかりますが、手作業と比較して早ければツールを作成します。
これら4つのポイントには、それぞれメリット、デメリットがあります。これらを踏まえて、より良い方法を使い分けることが大事です。
そこで本シリーズでは、このような効率化のポイントを「業務効率化の道具箱」と定義して連載をしています。その中でも今回は、VBAを使用した自作ツールの作成方法の話になります。
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