企業の経営効率を高める「業務分析」と「職務分析法」「生活分析法」：現場改善を定量化する分析手法とは（19）（3/3 ページ）

工場の現場改善を定量化する科学的アプローチを可能にする手法を学習する本連載。今回の第19回から事務的業務の分析手法に着目。まずは、基礎となる「業務分析」の概要に加え、「職務分析法」と「生活分析法」という2つの分析手法について説明する。

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3．生活分析法とは

　生活分析法（Factory Life Analysis Methods）は、業務分析の中でも特に、現場の実態を生活者の視点で捉えるための手法として知られています。業務作業者の1日の流れや行動パターンを「日常生活のように」時系列で観察し、無駄を発見して排除するために活用されます。

　生活分析法は、観測対象者を1日以上観測し、時系列に会社での勤務時間内における生活（業務内容）の実態を分析する手法です。この手法はワークサンプリング法と内容的には同じであり、主として間接業務の分析に頻繁に活用されています。ワークサンプリング法の詳しい内容については、連載『よくわかる「標準時間」のはなし』の第9回「ワーク・サンプリング法は作業管理の問題解決に最適」を参照してください。

　分析結果の用途としては、間接業務の効率向上、間接人員の削減、アウトソーシング業務の選択、設計業務の標準時間の設定などが挙げられます。

3.1 生活分析法のメリット

　生活分析法のメリットとしては、単なるマニュアルの確認では分からない次のような現実が見えてくることで、無駄の発見や課題が浮き彫りになってきます。

（1）いろいろな物の仕分け作業や資料などの探し物といった隠れた付随作業の多さが明確になる
（2）特定の人だけに負荷が集中している業務や時間帯、独自の作業や業務のやり方など属人的作業や業務の内容が明らかになる
（3）作業遂行時の動線や一人一人の行動パターンなどが明らかになり、工程数や機械設備台数の配分、作業編成の効率などについても改善の可能性が高まる
（4）発生頻度が高い作業や多くの時間を費やしている作業が特定できることで、改善すべきポイントが明確になる
（5）無駄な移動や過剰な確認作業、不要な段取り作業や準備作業などによる心理的負担やストレスも判明する

3.2 生活分析法の手順

　生活分析法は、観測対象者の行動を「生活の流れ」として捉え、時間の使われ方を可視化する分析手法です。より丁寧な記録が無駄を見つけやすくします。

　例えば、観測対象者の「出勤から退勤までの生活のように、時系列で行動の流れで捉える」「机上作業、移動、探す、待ち、立ち話、段取りや準備作業など、実際の細かい行動を全て観察して記録する」など、子細の記録と分析がポイントになります。以下に、生活分析法の進め方を挙げておきます。

（1）分析目的の明確化
人員の削減か業務の改善かなどの目的を明確にする
（2）観測対象者の選定
観測対象となる作業者、作業やライン、仕事のプロセス、観測者などを決めていく。例えば、ワークサンプリング法で行う場合は、観測者1人に対して被観測者10人程度を目安に、観測すべき対象者と観測者の人員を決定する
（3）観測用具の準備
観測用紙、観測板、行き先表示板などの観測用具を人数分準備する
（4）観測日時と観測期間の設定
観測期間は7日以上、1日の実働時間内を観測対象とし、週初めの月曜日、週末の金曜日などの特異日と平均的な曜日を選ぶようにする。必要によっては季節変動なども考慮する
（5）観測対象者への説明
観測対象者へ十分に観測の趣旨を説明し、観測期間中も通常通りの行動をするように協力を依頼する
（6）予備観測
1日程度の予備観測を行い、その間の発生業務を把握し、その項目を観測用紙にあらかじめ記入しておくことで観測作業の効率を高めることができる。その際、できるだけ行動を時系列で“何を”“どこで”“どれだけ”行ったかも含めて記録していく
（7）本観測
ワークサンプリング法の場合は、5～20分のランダムな時間間隔で一巡して、各観測対象者を瞬間的に観測して、その時に行っていた業務内容を記入する。業務内容が不明の時は、その都度本人に確認するか、不在の時は行き先表示板を見て、その内容を記入する
（8）データのまとめ
付加価値作業である本来の業務、付随業務、非付加価値作業である無駄な雑業務などの分類ごとに各業務の発生比率を計算してまとめ、必要な場合はコメントを付記しておく
（9）改善案の作成
分析データから見た問題点に対する改善案を作成する

3.3 生活分析の事例

　製品設計者の設計業務比率の向上を目的とした、生活分析の結果のまとめ表の例を表4に記載しました。

表4　製品設計者の設計業務の生活分析結果（分析事例）［クリックで拡大］

3.4 生活分析結果の事例に基づく改善案

　表4に示した製品設計者の設計業務の生活分析結果からは、本来の業務が半分以下で、試作関係が約30％と意外に多いことが分かりました。その改善策として、設計部門に業務を計画／管理／調整する“工務係”を新設し、具体的には試作関係の資材の発注、予算管理、設計日程の管理、工程の調整と進行管理、品質管理などを担当するようにしました。その結果、本来の業務比率が約80％に向上し、設計期間の短縮やクレームの減少などの大きな効果が得られる結果となりました。

3.5 生活分析をおこなう際の留意点

　生活分析には、分析対象職場の部課長の目的意識やリーダーシップと観測対象者の理解と協力が不可欠です。

　通常、分析はIE（Industrial Engineering）部門が担当する場合が多く見受けられますが、この場合の観測者は、当該職場の部課長との十分な事前打ち合わせが必要です。これを怠ると、分析が頓挫したり正確な情報が得られなかったりという結果に終わってしまう危険性が大いにあります。

　ちなみに、現場作業における一般的な改善の定石は、“探す時間の短縮”には5S（整理、整頓、清掃、清潔、躾［しつけ］）の導入、“リードタイム（LT：Lead Time）の短縮”には工程内の仕掛品や部品／製品の在庫品の削減、“待ち時間の短縮”には段取り作業や準備作業の改善、“移動時間や移動距離の短縮”にはレイアウトの改善などを行います。

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　職務分析は「人と仕事の関係」を見ていく手法です。職務分析を行う際に、従業員にとっては「監視されている」「仕事が減らされる」といった精神的不安を与えがちになります。「個人の評価ではなく、組織全体の無駄をなくして仕事を楽にするため」という目的の周知と共有が不可欠です。また、1つの手法に頼らず、面接と観察を組み合わせるなどの複合的な実施により、情報の精度を高めていくことが重要です。

　また、生活分析法は、「いつ、どこで、誰が、何に、どれだけの時間を費やしているか」という行動の全容を詳細に記録して分析する手法です。主に、ワークサンプリングや時間観測として、業務の効率向上改善の前段階として行われます。分析のポイントとしては、職務分析と同じく対象者にとっては、常に監視されているという心理的負担を与えやすいため、個人の評価ではなく、仕組みの改善が目的であることを事前にしっかりと説明すれば、それが成功の鍵となります。

筆者紹介

MIC綜合事務所所長
福田祐二（ふくたゆうじ）

日立製作所にて、高効率生産ラインの構築やJIT生産システム構築、新製品立ち上げに従事。退職後、MIC綜合事務所を設立。部品加工、装置組み立て、金属材料メーカーなどの経営管理、生産革新、人材育成、JIT生産システムなどのコンサルティング、管理者研修講師、技術者研修講師などで活躍中。日本生産管理学会員。