業務効率化の道具箱（3）続・ショートカットキー活用、「技術の複利効果」で作業効率が上がりミスも減る：山浦恒央の“くみこみ”な話（156）（1/3 ページ）
ソフトウェア開発にとどまらない、PCを使う全ての人が対象となるシリーズ「業務効率化の道具箱」。第3回は、第2回に続きショートカットキーを紹介する。塵も積もれば山となる方式で得られる「技術の複利効果」により、急激に作業効率が上がり、同時にミスも減らせるはずだ。
1．はじめに
ソフトウェア工学の世界に「銀の弾丸（Silver Bullet）」という言葉があります。心臓に撃ちこめば狼男を一発で倒せる「銀の弾丸の神話」が由来で、ソフトウェアの品質や生産性の課題や問題点を「狼男」に見立て、たった一つの方策で「狼男」を倒せる夢のツールや方法論を「銀の弾丸」と呼びます。
50年前は、PascalやPL/Iのような高級言語が、30年前はAI（人工知能）が、最近ではオブジェクト指向が「銀の弾丸の候補」でした。現在では、「ソフトウェア開発で『銀の弾丸』は存在しない。開発フェーズのいろいろな箇所で、少しずつ、いろいろなツールや開発方法論を駆使して、『塵も積もれば山となる』方式で、品質制御や生産性の向上を目指すべきである」が定説になりました。
今、「銀の弾丸」という言葉は、「このツール一つだけで品質や生産性を改善できると勘違いしている」という皮肉をたっぷり込めて使います。
本シリーズでは、「塵を集めて」日々の作業を効率化し、定時できっちりと帰宅する方法を紹介しています。「塵を集める」ことは、「エンジニアの知恵を集める」ことでもあります。投資における複利効果のように、「技術的な塵が集まると、『技術の複利効果』により急激に作業効率が上がり、同時にミスも減らす」ことが可能になります。
主な業務効率化の例を下記に示します（詳細は連載第154回参照）。
- スペックの高いハードウェアを導入する
- 使用機器を使いこなす
- ツールを導入する
- 自分でツールを作る
- 働き方を工夫する
前回は、これらの中から「使用機器を使いこなす」に着目し、エンジニアが知るべきショートカットキーを紹介しました。今回は、その続編です。
2．PC操作とショートカットキー
ソフト開発、事務作業などにPC操作は必須です。その際、効率良く作業する方法が、「ショートカットキー」の活用です。例えば、文字列をコピーする場合、文字列を選択して右クリックメニューからコピーするより、「Ctrl＋C」でコピーした方が圧倒的に早く、ミスなく処理できます。「早い」だけでなく、「ミスが少ない」ことも、ショートカットキーの大きな効果です。
プログラマーなら、「ショートカットキーなんて知っていて当たり前だよ！」と思うでしょうが、対象者の範囲を広げると、使いこなしている人は決して多くありません。例えば、筆者の肌感覚では「PCを学びたての若年層」「パート従業員」「シニア層のマネジャー」などです※1）。これらの人たちの処理効率が上がると、グループ全体の効率が大きく上がり、ミスも減ります。
※1）もちろん、全ての人がショートカットキーを使えないというわけではありません。一つの意見としてご理解頂ければと思います。
2.1 PCを学びたての若者
PCを学びたての若年層は、操作に慣れておらず、ショートカットキーをあまり知りません。例えば、情報系学部1年生の授業をのぞくと、ショートカットキーを駆使してプログラミングをしている学生はあまり見かけません。
一方、上級学年は、コンソールとエディターをAlt＋Tabで自由に行き来し、コピペも「Ctrl＋C」「Ctrl＋V」で実行するようになります。
2.2 パート従業員
小売店で働くようなパート従業員さんの中には、PCが得意でない方も少なくありません。事務作業を見ていると、マウス中心で操作しているようです。
少し前の話ですが、筆者は、小規模小売店からの依頼を受け、同店のアプリケーションプログラムを開発したことがありました。そのとき、同店のパートの主婦の方にPCの使用頻度を聞いたところ、「パソコンはホームページを見るぐらいなんです」という方もいました。
2.3 シニア層のマネジャー
肌感覚ですが、業務を管理するマネジャー層が意外にもショートカットキーを使いこなせていません。日々、業務の効率改善を部下に指示しているのですが、まず、自分の業務効率青向上させることが必須です。
実は、筆者も人のことはいえません。ショートカットキーを駆使するエンジニアの「議事録作成」「プログラミング」「Excel操作」を見ていて、魔法のように早くてビックリしたことがあります。「徒歩」と「自動車」の速度の違いを見た気分です。
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