【専門家に聞く】製造業が「Excelやメールの管理体制」から脱却し、ナレッジ共有を成功させる秘策は？：「脱属人化」に向けた情報共有の第一歩

製造業ではExcelやメールに頼った情報管理による属人化が課題となっています。業務の停滞を防ぎ、将来的なAI活用へとつなげるナレッジ共有の仕組みはどう構築すればよいのでしょうか。プロジェクト管理ツール「Backlog」の活用術や事例とともに、脱属人化のポイントをQ&A形式で解説します。

PR／MONOist

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この記事の概要

• 製造業では「Microsoft Excel」やメール管理、FAXなどによる情報の属人化が深刻で、デジタル環境で情報を一元管理することが急務です。
• プロジェクト／タスク管理ツール「Backlog」は、直感的な操作性とユーザー数無制限の料金形態により、製造業での普及が進んでいます。
• 日々の業務データの蓄積と「Backlog AIアシスタント」の活用によって、セキュリティを保ちながら高度な業務支援が可能です。

　人手不足が深刻化する製造現場において、業務の煩雑さを加速させているのがExcel、メール、FAXに頼った属人的な情報管理です。特定の担当者しか工程の進捗（しんちょく）やトラブルの経緯が分からない状況を放置すると、業務の停滞や伝達漏れを引き起こしかねません。

　本記事は製造業が「脱属人化」を実現し、将来的なAI活用へとつなげる情報共有の仕組みについて、ヌーラボ取締役CPOの中島成一朗氏と、MONOist編集長の三島一孝氏の知見を基に解説します。

Excelやメール管理が引き起こす現場の「属人化」リスク

Q　製造業の現場でExcelやメール、FAXによる情報管理を続けると、どのような課題が生じますか？

A　担当者しか状況が把握できない情報のブラックボックス化が発生し、業務の引き継ぎやトラブル対応に多大な時間がかかるようになります。

　誰がどこまで作業を進めているのか、どこで止まっているのかが第三者から見えにくくなるのが大きな問題です。三島氏が指摘するように、部門内外のコミュニケーションや、タスクの把握などは、日常的に頻繁に行うものです。過去の対応経緯や最新版のファイルを探すのに、個人のメール受信箱やローカルフォルダを捜索する無駄が発生してしまいます。

　結果として、発注先や協力会社など社外とのやりとりも多い製造業では、担当者の不在時やトラブル発生時に全体の状況把握が難しくなり、対応が後手に回ることにつながります。

Backlogが製造業で選ばれる理由

Q　なぜBacklogは製造業でも急速に普及しているのでしょうか？

A　ITの専門知識がなくても直感的に使えるデザインと、組織や社外の関係者を巻き込みやすい契約体系が支持されているためです。

　Backlogは、課題管理、ガントチャート、ドキュメント、ファイル共有などを一つのツールで完結できる機能を備えています。ユーザー数に応じて費用が増える従量課金ではなく、契約内であれば追加費用なく利用者を増やせるため、社外の発注先や協力会社とも同一環境でタスク共有が可能です。

　中島氏が「利用拡大のきっかけになったのは、ユーザーによる口コミ」だと説明するように、製造業の現場でも誰でも迷わず操作できる、先進性を前面に出しすぎない国産ならではの分かりやすい画面設計が評価されています。

トヨタ自動車やダイヤ工業に学ぶ「脱属人化」の導入事例

Q　製造業の現場ではBacklogを用いてどのような改善効果が得られていますか？

A　承認フローの可視化や部門を越えたタスク共有により、確認作業の重複防止や問い合わせ対応の効率化を実現した事例があります。

　トヨタ自動車のTCシャシー設計部は、承認回覧やタスクの進捗をボード機能で一元管理することで、メールでは見えにくかった停滞状況の把握や差し戻しの削減を実現しました。

　医療用品メーカーであるダイヤ工業では、プロジェクトから派生するタスクを共通基盤で管理することで、営業部門での問い合わせ情報の共有が進みました。これにより、個人管理のExcelを探す手間が減り、担当者が不在でもスムーズな対応が可能になりました。

現場独自の業務プロセスや海外拠点連携を最適化するポイント

Q　自社独自の業務ルールや海外拠点とのコミュニケーションを崩さずにITツールを活用するコツは何ですか？

A　ツール側の型に業務を無理に合わせるのではなく、既存のプロセスの強みを生かしながら柔軟に部分利用を進めることが成功の鍵です。

　製造業の現場には各社が長年培ってきた独自の進め方があるものです。全てのやり方を単純に置き換えるのではなく、一部の管理はBacklogで行い、差別化につながる仕組みは従来通り使うといった使い分けによって、自社のこだわりや優位性を維持できます。

　海外拠点との連携においては、時差や言語の壁があっても同一画面で課題や作業履歴を共有できるため、現地の作業進捗を正確に把握し、コミュニケーションロスを大幅に軽減できるメリットがあります。

自社データの蓄積と「Backlog AIアシスタント」が切り開く未来

Q　日々の業務データをツールに蓄積することで、将来的にどのようなAI活用が可能になりますか？

A　業務の経緯やナレッジがデータとしてたまることで、セキュリティを確保したAIによる進捗レポート作成や、最適な担当者アサインの支援が受けられるようになります。

　中島氏によると、2026年3月に正式リリースされた「Backlog AIアシスタント」が蓄積された業務データを読み解き、遅延プロジェクトの抽出や進捗報告用の資料作成を効率化します。さらに、過去の課題解決履歴から誰がどの領域に強みを持っているかをAIが分析し、アサインの判断材料を提示することも可能です。汎用AIとは異なり、入力されたデータがAIの学習に利用されない仕様となっているため、自社の機密情報を安全に保持したまま活用できます。

課題やタスクを軸に、情報を一元管理

　製造業における「脱属人化」の本質は、既存の業務プロセスの強みを生かしつつ、個人の頭の中やメールに埋もれていた情報を「課題軸」で一元管理することにあります。日々の進捗や判断理由をBacklogのようなツールに蓄積し、AIアシスタントと掛け合わせることで、深刻な人手不足への対応はもちろん、組織にとって欠かせない持続的なナレッジ基盤を構築できます。まずは日常の細かいタスク共有から、属人化脱却へ向けた一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

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